Tietosuojaseloste ja suostumus

Kotkan Taitoluistelu ry:n tietosuojan suostumus (sähköinen versio)

KOTKAN TAITOLUISTELU RY:N HENKILÖREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE
Kotka 8.5.2018
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Kotkan Taitoluistelu ry
Osoite: Tapiontie 4, 48600 Kotka
Sähköposti: puheenjohtaja.kota@gmail.com
2. Yhteyshenkilöt rekistesteriä koskevissa asioissa
Jäsenyys: Kotkan Taitoluistelu ry:n sihteeri
Sähköposti: sihteeri.kota@gmail.com
Kilpailut: Kotkan Taitoluistelu ry:n kilpailuvastaava
Sähköposti: kilpailuvastaava.kota@gmail.com
Testit: Kotkan Taitoluistelu ry:n testivastaava
Sähköposti: testit.kota@gmal.com
Luistelukoulu: Kotkan Taitoluistelu ry:n luistelukoulun vastaava
Sähköposti: luistelukoulu.kota@gmail.com
Markkinointi ja varainhankinta: Kotkan Taitoluistelu ry:n varainhankinnan vastaava
Sähköposti: varainhankinta.kota@gmail.com
Laskutus: Kotkan Taitoluistelu ry:n rahastonhoitaja
Sähköposti: laskutus.kota@gmail.com
3. Rekisterin nimi
Kotkan Taitoluistelu ry:n jäsen- ja luistelijarekisteri
4. Rekisterin pitämisen peruste
Rekisterin käsittelyperuste on yhdistys- ja kirjanpidon lainsääntö, STLL:n säännöt ja ohjeet, ja lisäksi sopimus (ml. sopimuksen valmistelu ja täytäntöönpano).
Rekisteröidyn suostumuksella, jäsenyyden tai muuhun siihen verrattavan asiallisen yhteyden perusteella  yhdistyksen toimintaan liittyvä henkilötietojen käsittely.
5. Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Rekisteriin kerättäviä henkilötietoja käsitellään yhdistyksen järjestämässä taitoluistelun kilpailu- ja harrastustoiminnassa. Rekisterinpitäjä käsittelee jäsenten, luistelijoiden ja muiden rekisteröityjen (kuten yhdistyksen jäsenmaksun maksaneiden vanhempien) henkilötietoja mm. seuraavia tarkoituksia varten:
– Yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpito, kuten laissa ja yhdistyksen säännöissä määrätään.
– Yhdistyksen luistelijarekisterin ylläpito kilpailevien luistelijoiden, harrastajien sekä luistelukoululaisten osalta.
– Kausi-, jäsen- ja muiden maksujen laskutus, maksujen valvonta ja perintä.
– Tiedottaminen ja erilaiset kyselyt.
– Urheilulisenssitietojen ylläpito
– Yhdistyksen toiminnan toteuttamiseen liittyvä käsittely, kuten testaus-, kilpailu-, leiri, koulutus- sekä talkoo- ja varainhankintatoimintaan liittyvä käsittely
– Rekisterinpitäjän tai yhteistyökumppanien tuotteiden ja palvelujen markkinointi, kuten mm. talkootoiminnan yhteydessä tapahtuva markkinointi.
Rekisterin sisältämiä tietoja käytetään vain yhdistyksen omassa toiminnassa.
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä käsitellään seuran jäsenten, kilpailevien luistelijoiden, harrastajien sekä luistelukoululaisten osalta seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:
– Rekisteröidyn perustiedot: nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Rekisteröidyn ollessa alaikäinen tarvitaan lisäksi huoltajan vastaavat tiedot.
– Syntymäaika tai henkilötunnus, siltä osin, kun se on välttämätöntä lisenssitietoja tai vakuutusta varten.
– Yhdistyksen perimien maksujen laskutukseen ja perintään tarpeelliset tiedot.
– Kilpailemiseen liittyvät tiedot: sportti-ID:n numero, urheilulisenssin/luvan maksupäivä, kilpailusarja, suoritettu testit ja/tai niiden osat, suunniteltu ohjelma (ISU), kilpailuohjelman musiikki ja kilpailumenestykseen liittyvät tiedot (mm kilpailutulokset).
– Kuvien julkaisemiseen liittyvät tiedot.
– Mahdolliset luvat ja suostumukset.
– Muut rekisteröidyn itse antamat tiedot.
Rekisteritietoja säilytetään jäsenyyden tai vastaavan asiayhteyden jatkumisen ajan sekä tarvittaessa jäsenyyden tai vastaavan asiayhteyden päättymisen jälkeen, kuitenkin enintään siihen saakka kunnes rekisteröity on hoitanut velvollisuutensa seuraa kohtaan.
Harrastajien (mm luistelukoululaisten) perustietoja voidaan säilyttää seuraavan kauden toimintaa ja siihen liittyvää markkinointia varten, jos tietojen säilyttämistä tähän tarkoitukseen ei ole erikseen kielletty.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella lomakkeen/kyselyn kautta. Alaikäisen henkilön tiedot voi toimittaa hänen huoltajansa ilman erityistä valtuutusta.
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä olevaa, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Yhdistys voi luovuttaa rekisterin tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Rekisterin tietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen normaaliin toimintaan liittyen kolmansille osapuolille esim. lista luistelijoista kilpailujen tai testien järjestäjille sekä yhdistyksen toimintaan kuuluvien matkojen/leirien järjestämisen yhteydessä tarvittaville palveluntarjoajille (tavanomainen luovutus).
9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta muille tahoille EU:n alueen tai ETA:n ulkopuolelle. Rekisterin teknisessä toteuttamisessa (laskutus) käytetään ulkopuolista palveluntarjoajaa, jolloin rekisterin tekninen toteuttaminen voi edellyttää tietojen säilyttämistä myös EU- tai ETA- alueen ulkopuolella.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
a. Manuaalinen aineisto
Tulostetuissa listauksissa pyritään käyttämään jäsennumeroa tai nimeä ja välttämään muiden henkilötietojen näyttämistä. Kaikki tulostettu aineisto hävitetään asianmukaisesti.
b. ATK:lle tallennetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet sekä käytön valvonta ja laitteiden fyysinen suojaus).
Rekisterin palveluntarjoajan tietosuojaperiaatteiden mukaisesti tietoja ylläpidetään palveluntarjoajan fyysisesti suojatussa tilassa sijaitsevilla palvelimilla, joiden tietoturvasta on huolehdittu asianmukaisin menetelmin.
Sähköisessä muodossa olevaan jäsenrekisteriin annetaan käyttöoikeudet vain niitä toiminnan kannalta välttämättä tarvitseville. Yhdistyksen johtokunta vastaa käyttöoikeuksien myöntämisestä ja valvomisesta. Osaa rekisterin tietosisällöstä voidaan säilyttää erillisinä tiedostoina tietokoneella, jonka käyttöön tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana.
Rekisteröidyt tiedot ovat salassa pidettäviä ja niitä koskee vaitiolovelvollisuus.
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Sähköinen rekisteri sijaitsee Kotkan Taitoluistelu ry:n tietokoneella käyttäjätunnuksen takana. Suostumukset henkilötietojen käsittelyyn säilytetään Kotkan Taitoluistelu ry:n lukitussa toimistossa ja sähköiset suostumukset samalla tavalla, kuin rekisteri.
Kotkan Taitoluistelu ry huolehtii tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.

Begin typing your search term above and press enter to search. Press ESC to cancel.

Back To Top